“Potevamo tenere aperti gli uffici, rispettando le misure previste dal decreto”, dichiara Stefano Negroni, HR & operations director di Velvet Media. “Ma abbiamo deciso di andare oltre, vogliamo diventare un esempio per chi mette ancora a rischio i lavoratori costringendoli ad andare a lavorare in azienda. Vogliamo dimostrare che è possibile far lavorare 150 persone da casa e ci siamo riusciti senza un solo ritardo, senza creare il minimo disagio alla clientela. Siamo un’azienda che nasce digitale e vive online. Siamo i pionieri di un nuovo modello di resistenza al Coronavirus, una resistenza che però garantisce gli impegni presi coi clienti: lo smart working al cento per cento.

Il primo – continua Stefano Negroni – step è stato quello di una totale riorganizzazione interna dei dipendenti. Tutto il personale oggi lavora in smart working, grazie ad uno sforzo per installare i programmi gestionali anche nei pc privati. Per mantenere i rapporti aziendali, è stato deciso di guardare al mondo dei videogiochi. Adesso in Velvet si comunica tramite Discord, una app poco nota perché usata principalmente dalle comunità di gamer e ora adattata alle esigenze di ufficio: si sfruttano le potenzialità video e la condivisione innovativa dello schermo che può durare per ore senza intoppi.

Le riunioni da allora sono organizzate via Webinar, lo strumento di comunicazione interna ufficiale è diventato Slack mentre WhatsApp si usa per le call multiple coi clienti. Sono state concesse ferie e permessi ai dipendenti in base alle richieste individuali. I rapporti coi clienti sono tenuti costantemente via mail, social e telefonino, i progetti proseguono in orari di lavoro standard ma anche di sera e nel weekend. In ufficio il primo giorno della crisi sono rimasti solo i manager. Ma subito dopo l’estensione dello smart working è stato chiesto anche a loro di abbandonare le scrivanie. E da allora gli uffici di Velvet Media sono chiusi. In remoto è attiva anche Damarì Feltracco, la manager della felicità di Velvet: i suoi consigli psicologici sono utilissimi ai dipendenti in questa fase di stress. Contemporaneamente, i dipendenti sono stati motivati a cambiare comportamenti lavorativi con un’innovativa strategia a obiettivi che ha garantito premi economici a fine anno in base alla produttività e non in base alle ore lavorate.

Non solo: è nata spontanea la voglia di raccontarsi a vicenda come si lavora da casa e di come l’agenzia sia operativa anche se le luci in ufficio sono spente. I selfie e le foto delle postazioni di lavoro improvvisate sono state diffuse sui canali social ufficiali dell’agenzia e soprattutto sui profili privati dei dipendenti. “Scelte personali che rappresentano il mood dell’azienda”, conclude Negroni. “L’energia dei lavoratori e la loro gioia nel proseguire l’operatività da casa ci danno energia e abbiamo avuto feedback entusiasti dai clienti. In questo periodo di crisi è necessario diffondere messaggi coraggiosi e gioiosi, Velvet è in prima linea anche su questo fronte”.

VELVET MEDIA Marketing management, vendita online e new media: sono questi gli ambiti nei quali Velvet Media, agenzia di comunicazione di Castelfranco Veneto, in provincia di Treviso, è ai vertici nazionali. Nata come casa editrice nel 2013, specializzatasi prima in couponing e poi come editore del sito internet Storie di Eccellenza e del magazine Genius, oggi è diventata una holding che gestisce il marketing in outsourcing di oltre mille aziende del Nord Italia grazie ad un organico di circa 150 persone in continua espansione. Per questo è stata premiata gli ultimi due anni come una delle aziende col tasso più alto di crescita in Europa dal Financial Times. Il core business è il coordinamento della comunicazione aziendale a tutti i livelli e la gestione della vendita online: dalla grafica ai video, dal posizionamento del brand allo sviluppo di siti di e-commerce, dall’advertising sui marketplace fino alla lead generation. Attorno alla galassia Velvet sono nate alcune divisioni parallele, che hanno sviluppato specializzazioni nel mondo dello sport (Velvet Sport), della moda (Velvet Fashion) e dell’internazionalizzazione con focus in particolare sulla Cina (Velvet International). Con sedi negli Stati Uniti a Denver, in Thailandia a Bangkok e negli Emirati Arabi a Dubai, Velvet è il partner ideale per qualunque azienda interessata a comunicare e vendere oltre confine. La storia di Velvet Media è raccontata nel libro “Marketing Heroes”, nel quale emerge lo stile aziendale basato su manga e rock and roll; uno stile che ha fatto parlare di sé a livello nazionale anche per il management quasi integralmente femminile e per la presenza in organico della manager della felicità per gestire i rapporti in ufficio.