Azienda chiusa in un solo giorno, smart working per centocinquanta persone. E un’operatività che è sempre rimasta stabile ed efficiente, grazie a tecnologie digitali e rapidità decisionale che solo una tech company innovativa può gestire tanto rapidamente. È stata questa la reazione di Velvet Media, agenzia di marketing e comunicazione veneta recentemente premiata dal Financial come una delle aziende in maggior crescita in tutta Europa all’emergenza Coronavirus. Una decisione che ha garantito ai clienti la continuità del servizio anche fuori gli orari classici di lavoro, migliorando di fatto l’offerta nonostante il periodo di crisi.
“Potevamo tenere aperti gli uffici, rispettando le misure previste dal decreto”, dichiara Stefano Negroni, HR & operations director di Velvet Media. “Ma abbiamo deciso di andare oltre, vogliamo diventare un esempio per chi mette ancora a rischio i lavoratori costringendoli ad andare a lavorare in azienda. Vogliamo dimostrare che è possibile far lavorare 150 persone da casa e ci siamo riusciti senza un solo ritardo, senza creare il minimo disagio alla clientela. Siamo un’azienda che nasce digitale e vive online. Siamo i pionieri di un nuovo modello di resistenza al Coronavirus, una resistenza che però garantisce gli impegni presi coi clienti: lo smart working al cento per cento.
Il primo – continua Stefano Negroni – step è stato quello di una totale riorganizzazione interna dei dipendenti. Tutto il personale oggi lavora in smart working, grazie ad uno sforzo per installare i programmi gestionali anche nei pc privati. Per mantenere i rapporti aziendali, è stato deciso di guardare al mondo dei videogiochi. Adesso in Velvet si comunica tramite Discord, una app poco nota perché usata principalmente dalle comunità di gamer e ora adattata alle esigenze di ufficio: si sfruttano le potenzialità video e la condivisione innovativa dello schermo che può durare per ore senza intoppi.
Le riunioni da allora sono organizzate via Webinar, lo strumento di comunicazione interna ufficiale è diventato Slack mentre WhatsApp si usa per le call multiple coi clienti. Sono state concesse ferie e permessi ai dipendenti in base alle richieste individuali. I rapporti coi clienti sono tenuti costantemente via mail, social e telefonino, i progetti proseguono in orari di lavoro standard ma anche di sera e nel weekend. In ufficio il primo giorno della crisi sono rimasti solo i manager. Ma subito dopo l’estensione dello smart working è stato chiesto anche a loro di abbandonare le scrivanie. E da allora gli uffici di Velvet Media sono chiusi. In remoto è attiva anche Damarì Feltracco, la manager della felicità di Velvet: i suoi consigli psicologici sono utilissimi ai dipendenti in questa fase di stress. Contemporaneamente, i dipendenti sono stati motivati a cambiare comportamenti lavorativi con un’innovativa strategia a obiettivi che ha garantito premi economici a fine anno in base alla produttività e non in base alle ore lavorate.
Non solo: è nata spontanea la voglia di raccontarsi a vicenda come si lavora da casa e di come l’agenzia sia operativa anche se le luci in ufficio sono spente. I selfie e le foto delle postazioni di lavoro improvvisate sono state diffuse sui canali social ufficiali dell’agenzia e soprattutto sui profili privati dei dipendenti. “Scelte personali che rappresentano il mood dell’azienda”, conclude Negroni. “L’energia dei lavoratori e la loro gioia nel proseguire l’operatività da casa ci danno energia e abbiamo avuto feedback entusiasti dai clienti. In questo periodo di crisi è necessario diffondere messaggi coraggiosi e gioiosi, Velvet è in prima linea anche su questo fronte”.
VELVET MEDIA Marketing management, vendita online e new media: sono questi gli ambiti nei quali Velvet Media, agenzia di comunicazione di Castelfranco Veneto, in provincia di Treviso, è ai vertici nazionali. Nata come casa editrice nel 2013, specializzatasi prima in couponing e poi come editore del sito internet Storie di Eccellenza e del magazine Genius, oggi è diventata una holding che gestisce il marketing in outsourcing di oltre mille aziende del Nord Italia grazie ad un organico di circa 150 persone in continua espansione. Per questo è stata premiata gli ultimi due anni come una delle aziende col tasso più alto di crescita in Europa dal Financial Times. Il core business è il coordinamento della comunicazione aziendale a tutti i livelli e la gestione della vendita online: dalla grafica ai video, dal posizionamento del brand allo sviluppo di siti di e-commerce, dall’advertising sui marketplace fino alla lead generation. Attorno alla galassia Velvet sono nate alcune divisioni parallele, che hanno sviluppato specializzazioni nel mondo dello sport (Velvet Sport), della moda (Velvet Fashion) e dell’internazionalizzazione con focus in particolare sulla Cina (Velvet International). Con sedi negli Stati Uniti a Denver, in Thailandia a Bangkok e negli Emirati Arabi a Dubai, Velvet è il partner ideale per qualunque azienda interessata a comunicare e vendere oltre confine. La storia di Velvet Media è raccontata nel libro “Marketing Heroes”, nel quale emerge lo stile aziendale basato su manga e rock and roll; uno stile che ha fatto parlare di sé a livello nazionale anche per il management quasi integralmente femminile e per la presenza in organico della manager della felicità per gestire i rapporti in ufficio.